L’organisation via Trello : les multiples possibilités pour un freelance

Trello, mais aussi ses concurrents Jira et autres sont des outils très connus de gestion de projet via des systèmes de tableaux, de colonnes et de cartes. Ce système est connu pour son utilisation dans les méthode dites « agiles », de plus en plus plébiscité par les entreprises de toutes tailles.

Mais pour les indépendants ? Ca fonctionne de la même façon. J’ai passé la gestion de mes projets dessus il y a plusieurs années, avec plusieurs utilisations de tableaux très différents. Trello ayant l’avantage d’être gratuit (mais forcément plus limité que des solutions payantes), ce sont des captures d’écran de cet outil que j’utilise. Notez donc que ces idées sont aussi réalisables sur d’autres applications qui proposent un système de tableaux à colonnes avec cartes.

Les tableaux du parfait freelance

Le tableau de la gestion de projets

J’ai l’habitude de jongler entre différents clients en simultané. Pour m’organiser et surtout ne rien oublier, j’ai créé un tableau avec tout le processus d’une mission par étapes : devis en attente, devis accepté, en attente d’éléments, à faire, à valider, à facturer, en attente de paiement, terminé.

Pour des raisons de confidentialité, certains clients ont été masqués.

Cette méthode me permet de savoir qui relancer et quoi faire. Dès que j’ai une nouvelle demande de mission, j’ajoute automatiquement la carte à la colonne devis pour ne pas oublier de relancer le prospect si besoin. Il est aussi possible d’ajouter la deadline du projet ou la date limite d’une facture afin de recevoir une alerte quand elle est atteinte.

L’utilisation pour la prospection

Bien que je démarche très peu, le système de tableau peut être très utile pour la prospection des freelances. Adieu tableaux Excel, bonjour les cartes qui bougent en un clic, même depuis une application mobile !

Voici un exemple très simple de tableau de prospection, à adapter en fonction du métier et des besoins.

La difficulté sur un gros projet

Evidemment, Trello est aussi et surtout un outil collaboratif. Un tableau est souvent partagé entre plusieurs personnes qui le mettent à jour quotidiennement et parfois simultanément.

C’est là que ça se complique !

Chaque contributeur d’un tableau se doit de bien remplir chaque carte. Par exemple la correction d’un bug doit être décrite, si besoin avoir des étiquettes et surtout être attribuée à quelqu’un (au risque de se faire oublier à jamais, noyé dans la mase !).

Forcément, qui dit gros projet dit nombreuses cartes. L’effet anxiogène est vite arrivé. Pour ma part, il m’est arrivé de ne plus oser ouvrir le tableau d’un gros projet pendant un moment parce que mes collaborateurs le modifiaient sans cesse. Résultat : lors que j’ouvrais le tableau et qu’il s’actualisait, je voyais des dizaines de cartes bouger et s’ajouter dans la colonne « A faire », avec pour la plupart qu’un titre sans précision. Cette gestion m’a fait comprendre à quel point la communication entre collaborateurs via ces cartes est primordiale pour bien gérer le stress qu’il engendre.

Les tableaux d’inspirations et de favoris

Troisième utilisation des tableaux : l’utilisation des cartes comme d’onglets de favoris. L’ajout d’images pour chaque carte est ici essentiel pour un effet visuel optimal.

Par exemple je vois le design d’un menu déroulant qui m’inspire sur un site Internet. Je souhaite le garder de côté pour plus tard, mais je n’ai pas forcément le droit de l’afficher sur Pinterest et mes favoris sont déjà plein de liens vers des sites dont je ne me souviens plus la raison pour laquelle je les ai ajoutés. Avec mon tableau, je peux prendre une capture d’écran et me créer une bibliothèque d’inspirations :

Autre côté pratique de la capture d’écran : si le site change de design, ma capture est toujours là !

Autre côté pratique de la capture d’écran : si le site change de design, ma capture est toujours là !

On peut également utiliser ce type de tableau dans un but collaboratif en reprenant l’idée des favoris. Je pense notamment au tableau du designer Nathan Thomassin dans lequel chaque personne peut ajouter une carte avec un lien vers un site en rapport avec le design. Avec plus de 200 personnes potentiellement contributeurs, une modération et des règles à respecter sont nécessaires mais ça vaut le coup.

Lien vers le tableau Trello

Il existe bien sûr un nombre infini de possibilités. Trello en a fait une fonctionnalité de modèles qui va de la gestion de réunions à la Todo liste des tâches ménagères à faire chez soi en passant par l’organisation de ses prochaines vacances. Une mine d’inspiration pour la gestion d’à peu près tout, en somme !

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